Заселення і виїзд

Гість приїхав — його заселяють у номер; поїхав — оформлюють виїзд. Обидва кроки — у картці броні, другим рівнем панелі, і на них ведуть рядки «Сьогодні».

Де це

• «Сьогодні» → «Заїжджають»: рядок відкриває картку броні одразу на рівні «Заселення»; «Виїжджають» — на рівні «Виїзд».
• Картка броні: у підтвердженої броні з дня заїзду у футері є «Заселити» (клавіша i); у заселеної — «Оформити виїзд» (клавіша o). До дня заїзду кнопки немає: заїзд раніше дати — це перенесення дат, а не заселення.

Заселяють і оформлюють виїзд власник, адміністратор і менеджер.

Заселення

1. «Хто живе». Основний гість — той, кого вказано в броні. «+ Додати супутника» — за телефоном чи імʼям, тими самими полями, що й у панелі броні: система покаже схожі картки, щоб не завести двійника. Супутника можна прибрати хрестиком.
2. «Документи». На кожного жильця — рядок документа: тип, останні чотири знаки номера («…1234»), країна видачі, термін. «Внести документ» розкриває поля: тип (паспорт, ID-картка, дозвіл на проживання, посвідчення водія, свідоцтво про народження), номер, країна видачі, «Дійсний до», дата народження, громадянство, країна проживання. Дати — текстом «ДД.ММ.РРРР».
3. «Заселити» (Ctrl+Enter). Статус броні стає «Заселена», рядок переходить із «Заїжджають» у «Живуть», у журналі броні — хто й коли заселив. Дати не змінюються.

Заселяють лише в призначений номер: якщо номера ще немає, панель скаже «Спочатку призначте номер» і запропонує призначити. Якщо гостя тим часом заселив інший адміністратор, панель перечитається — повторне натискання нічого не зіпсує.

Документи: що важливо знати

• Номер документа ніколи не видно в списках — лише «…1234». Повністю — кнопкою «Показати повністю»; під нею сказано заздалегідь: перегляд записується в журнал — хто, коли і навіщо. Показане само зникає через хвилину.
• Без строку зберігання документ не вноситься. Строки задає власник: «Налаштування → Організація → Зберігання даних гостей» — окремо для реквізитів документа й для даних гостя (дата народження, країни), у місяцях від виїзду. Порожні поля — це рішення, яке має ухвалити власник із юристом; продукт не підставляє число сам. Заселити без документа можна.
• Той самий документ двічі не внести. Якщо номер уже є в іншій картці гостя цієї організації, система відмовить і назве ту картку — обʼєднати картки можна буде в розділі «Гості».
• Реквізити зберігаються зашифрованими; після строку зберігання вони видаляються автоматично.

Виїзд

«Оформити виїзд» показує, що станеться, і робить це однією дією:

• У день виїзду — просто відмітка з фактичним часом; номер вільний із дати виїзду.
• Раніше дати виїзду — ранній виїзд: проживання скорочується до сьогоднішньої ночі, звільнені ночі одразу можна продати, а в броні лишається запис про ранній виїзд (скільки ночей було й скільки стало). Розрахунок за невикористані ночі та повернення — разом із грошима (К5).
• Після дати виїзду (забули оформити) — відмітка з фактичним часом, період не змінюється.

Статус броні стає «Завершена». Виїзд не відкочується — лише новою бронню.

Що буде пізніше

Оплата при заселенні, виїзд із боргом і документ гостю — з фоліо (К5); турзбір і підстави звільнення — з К7; скан документа — коли власник свідомо увімкне його зберігання (для Іспанії — ніколи, так вимагає їхній регулятор).