Імпорт з файлу
Перенесіть квартири, номери, власників і майбутні бронювання з таблиці або іншої системи за один захід. До кнопки «Імпортувати» нічого не записується: спершу ви побачите, що буде створено, і кожну помилку з номером рядка вашого файлу.
Де знайти
- «Обʼєкти» → «Імпортувати список» — обʼєкти й одиниці, можна разом із бронюваннями.
- «Бронювання» → «Імпорт бронювань» — лише бронювання в обʼєкти, які вже є в Portier.
- Перший крок майстра нового обʼєкта → «Імпортувати список квартир».
Хто може: обʼєкти й одиниці — власник і адміністратор; лише бронювання — також менеджер. Оплати з файлу вносить той, хто приймає гроші в касу.
Імпорт виконується з компʼютера: колонки й звіт про помилки на вузькому екрані не прочитати. Імпорт, що вже йде, видно й на телефоні.
Шаблон або свій файл
Шаблон XLSX — «Завантажити шаблон» на першому кроці. У ньому аркуші «Одиниці» й «Бронювання», «Довідка» з поясненням кожної колонки й допустимими значеннями та «Приклад». Перші 5 000 рядків уже відформатовано як текст — Excel не зіпсує телефони й суми. Скопіюйте рядки «Прикладу» на аркуші й замініть своїми.
Свій файл — вивантаження з Bnovo, TravelLine чи власна таблиця. На кроці «Колонки» ви покажете, яка колонка що означає.
| Можна | Не можна |
|---|---|
.xlsx, CSV (найкраще — «CSV UTF-8» з Excel) | .xls — збережіть як .xlsx або «CSV UTF-8» |
| До 10 МБ | Більший файл — розділіть на частини: повтор не створить дублів |
| До 5 000 рядків на аркуш | Більше — теж частинами |
Один рядок — одна квартира, номер або бронювання.
Крок 1. Файл
- «Що імпортуємо?» — «Обʼєкти й одиниці» або «Лише бронювання».
- Перетягніть файл у рамку або натисніть «Вибрати файл», потім «Далі».
Якщо той самий файл уже імпортовано, Portier скаже: «Цей файл уже імпортовано 14 жовтня о 14:32» — з кнопками «Відкрити звіт» і «Імпортувати ще раз». Повтор нічого не подвоїть.
Крок 2. Колонки
Угорі — «Як ми зрозуміли файл»: кодування, роздільник, порядок дат і десятковий знак. Якщо щось не так, змініть тут же — файл перечитається.
Нижче — кожна колонка файлу, поле Portier для неї і значення першого рядка. Колонку, яка не потрібна, залиште «не імпортується». Обовʼязкові:
| Аркуш | Обовʼязкові колонки |
|---|---|
| «Одиниці» | назва обʼєкта, вид обʼєкта, країна, місто, номер одиниці, гостей до |
| «Бронювання» | заїзд, виїзд, гість (або імʼя та прізвище окремо) |
Що Portier попросить вирішити:
- Порядок дня й місяця, якщо з даних його не видно: «01/11/2026» — це 1 листопада чи 11 січня.
- Голу «Ціну» у бронюваннях — ціна за ніч чи сума за все бронювання.
- Аркуш книги, якщо у файлі кілька аркушів і це не шаблон.
Зіставлення запамʼятовується: наступний файл з такими самими колонками отримає його одразу — разом із порядком дат і значеннями, які ви виправили на «Перевірці». Тоді праворуч написано «Зіставлення взято з імпорту 14 жовтня, 14:32»; якщо цього разу інакше — просто змініть. «Перевірити» (Ctrl+Enter) — до наступного кроку.
Крок 3. Перевірка
Підсумок угорі: «1 047 рядків · буде створено 940 · оновлено 18 · пропущено 40 · з помилками 49».
Групи. Однакові проблеми зібрано разом — «Вид обʼєкта «котедж» не розпізнано», «Обʼєкт «Липа» уже є в Portier», «Перетин бронювань в одному номері». У групи — «Показати», «Не імпортувати» і, де можна, виправлення одним вибором для всіх її рядків: вид, часовий пояс, наявний обʼєкт.
Рядки файлу — з номером рядка, станом і причиною словами. Фільтри: «Помилки й рішення», «Помилки», «Попередження», «Пропущено». Рядок можна позначити «Не імпортувати».
Рішення праворуч:
| Питання | Варіанти |
|---|---|
| «Якщо є помилки» | «Не імпортувати нічого, доки не виправлю» (обрано) · «Імпортувати N, решту віддати файлом» |
| «Власники одиниць» | «Брати з колонки «Власник»» (обрано) · «Усі обʼєкти мої» |
| «Гості, що вже є в Portier» | «Привʼязати до наявних карток» (обрано) · «Створити нові картки» |
| «Статус «опціон», «очікує»» | «Не імпортувати» · «Імпортувати як підтверджені» |
| Каса для оплат | «Готівка» обрано; можна вибрати іншу |
Помилки формул (#N/A, #REF!), формула без збереженого результату й обʼєднані клітинки в таблиці — помилки рядка: виправте їх у файлі (перерахуйте й збережіть, розʼєднайте й заповніть кожен рядок).
«Рядки з помилками.xlsx» — ваші рядки як у файлі, з номером і причиною. Виправте їх і завантажте файл знову: рядки, що вже імпортовано, повторно не створяться. Зі сторінки підсумку звіт — одна книга на весь імпорт, з аркушами «Одиниці» й «Бронювання».
Перед запуском Portier показує, скільки оплат буде внесено і на яку суму: після імпорту оплату не видалити — лише повернути. Кнопка «Імпортувати N» запускає імпорт.
Крок 4. Імпорт
Імпорт іде на сервері: вкладку можна закрити, повернетеся — хід буде тут. Гостям листів не надходить, оплат ніхто не запитує.
- «Зупинити» доводить поточний рядок і зупиняє імпорт. «Продовжити» довантажує решту — рядки, що вже є, повторно не створюються. Поки імпорт стоїть, частини бронювань ще немає на шахматці: нагадування — на «Сьогодні», у черзі «Потребує рішення».
- Номер забронювали руками під час імпорту — рядок буде відмовлено й записано у звіт. Двох бронювань на одну ніч не буде.
- Завершено — сторінка каже, що лишилося зробити: поставити ціну типам без ціни, заселити гостей, що вже живуть, вивантажити рядки з помилками.
«Код імпорту» — той самий, що в журналі. «Усі зміни цього імпорту →» відкриває Журнал змін з пошуком за цим кодом.
Що стає з рядками
| У файлі | У Portier |
|---|---|
| Обʼєкт з одиницями | Обʼєкт, типи номерів і одиниці — так само, як їх створює майстер; «Ціна за ніч» — ціна типу |
| Власник | Власник з часткою 100 % з дня імпорту; умови управління — у картці одиниці. Однаковий «Код власника» у кількох рядках — один власник |
| «Усі обʼєкти мої» | Одиниці ваші, без винагороди й виплат |
| Бронювання | Підтверджене, з номером із попередньої системи — пошук знайде бронь за ним. У журналі броні — «Імпортовано з файлу» і номер рядка файлу |
| «Сплачено» | Окрема оплата в касі на дату оплати |
| Гість уже живе | Бронювання — від сьогодні, оплата — те, що лишилося після минулих ночей |
| Минулі, скасовані, незаїзди | Пропускаються й лишаються у вашому файлі |
| Бронювання Booking.com, Airbnb | Імпортуються з попередженням: коли підключите календар площадки, вони прийдуть і звідти |
Умови скасування з файлу видно в картці броні: «Умови скасування: з файлу попередньої системи» — і текст із файлу. Штраф при скасуванні гостем назве оператор: правил попередньої системи Portier не знає.
Повтор файлу
Той самий файл ще раз нічого не подвоїть: рядки, що вже є, пропускаються з поміткою «уже імпортовано». Змінений файл:
- Ціна за ніч одиниці оновиться, якщо після імпорту її ніхто не змінював у Portier.
- «Сплачено» зросло — внесеться одна доплата на різницю.
- «Сплачено» зменшилось — рядок пропуститься: оформіть повернення в броні.
- Інші дати, номер чи сума — рядок пропуститься з поміткою «змінено після імпорту — правте в Portier».
Що зберігається і скільки
- Файл — лише до «Імпортувати» і не довше 7 діб. Незапущений імпорт скасовується через 7 діб.
- Рядки файлу з іменами й телефонами — 30 діб після завершення. Потім лишаються номер рядка, підсумок і що створено.
- Видалення даних гостя стирає і його рядки в усіх імпортах.
Якщо файл не відкрився
Portier назве причину й підкаже, що робити: .xls — зберегти як .xlsx; файл не в UTF-8 і знаки «₴» та «ʼ» втрачено — зберегти як «CSV UTF-8»; понад 5 000 рядків — розділити. Те, що вже імпортовано, лишається, а повтор того самого файлу дублів не створить.