Закриття місяця, звіти й виплати

Раз на місяць ви закриваєте розрахунок із власниками: Portier формує кожному звіт за умовами його квартир, ви перевіряєте й видаєте звіт посиланням, а власник приймає його або оспорює рядок.

Це вкладки «Звіти за період», «Виплати» і «Закриття» розділу «Власники». Закривають місяць, видають звіти, вирішують спори й підтверджують виплати власник організації, адміністратор і бухгалтер. З чого складається звіт — умови управління, бази, утримання й витрати, — у статті «Власники, умови й витрати».

Звіт по ваших власних квартирах («Я сам») формується разом з усіма в тому самому реєстрі, але не видається посиланням і не надсилається: при видачі він одразу прийнятий («Прийнято при видачі»), у рядку замість «До виплати» — результат місяця, у підсумок «Разом» він не входить, а лічильник видачі рахує лише чужі: «Видано 7 з 7 зовнішніх».

Як читати розрахунок

Рядок власника читається як рівняння, зліва направо:

залишок + дохід власника − витрати власника − винагорода = до виплати

• Залишок — усе, що стосується минулих місяців: що лишилося з минулого місяця, мінус виплати й гроші, які гості заплатили власнику напряму, плюс-мінус поправки за минулі місяці. Під числом — найважливіша частина («поправки …», «виплачено 18 390,00» або «за серпень 19 590,00»), повний склад — у підказці клітинки й у картці звіту.
• Дохід власника — нараховано гостями мінус податки й комісія, якщо вони утримуються з власника; під числом — «без ПДВ … · комісії …».
• Витрати — витрати власника за місяць мінус те, що ви йому відшкодовуєте.
• Винагорода — ваша винагорода разом із часткою понад гарантію і доплатою до гарантії.

Кожен рядок звіту потрапляє рівно в одну колонку, тому рядок завжди сходиться відніманням.

Знак стоїть біля числа, а не лише кольором. Винагорода може бути відʼємною — у місяць, коли спрацювала гарантія: у клітинці число і підпис «спрацювала гарантія», і це не помилка, а саме те, для чого гарантія існує.

Залишок переноситься в наступний місяць в обидва боки. Великий ремонт за рахунок власника, дорожчий за місячну виручку, — це борг власника, який гаситься виручкою наступних місяців; вимагати доплати Portier не буде. Залишок не перераховується «по запиту»: у кожному звіті він дорівнює підсумку попереднього, і це перевіряє сама база.

Закриття місяця

Вкладка «Закриття» — свій перемикач місяця й таблиця: рядок на власника, під нею — «Разом» по зовнішніх і окремо результат свого портфеля. Відкривається на минулому місяці.

1. Готовність. Угорі — що заважає, з кнопкою поруч: попередній місяць не закритий → «Закрити серпень» (місяці закриваються по черзі: вересень починається із залишку серпня); квартира з зовнішнім власником без умов, а виручка є → «Завести умови»; у готелі — нічі без призначеного номера → «Відкрити шахматку»; умови чи власники змінилися посеред місяця → змініть їх з 1-го числа (розрахунок частинами місяця зʼявиться пізніше); валюта умов не збігається з валютою організації. Поки таке є, звіти не формуються — виключити квартиру з місяця не можна, виручка не губиться мовчки. Праворуч — «Подивіться перед закриттям»: витрати в чернетці (до звітів не потраплять, поки не затвердите) і відкриті спори.
2. Сформувати звіти. У момент запуску фіксується зріз даних: усе, що проведено в книзі після нього, у ці звіти не ввійде, а піде коригуванням у наступний. Чернетки можна сформувати заново скільки завгодно — результат той самий, дублікатів не буде. Поки місяць формується, умови й власників на його дні не змінити. Якщо після прогону змінилися інші дані місяця, «Видати звіти» недоступна, поки не сформуєте заново: виданий документ і його рядки завжди про одне. Щойно хоч один звіт видано, переформування неможливе.
3. Перевірити й видати. У діалозі видачі — скільки звітів піде зовнішнім власникам і строк заперечень: число днів із налаштувань організації (блок «Розрахунки з власниками», типово 7). При видачі документ фіксується і отримує відбиток (хеш змісту), видимий у картці звіту; далі ні рядки, ні підсумок не змінюються.
4. Передати власнику. Після видачі відкривається панель «Видача» — у кожного власника чесний стан: «немає e-mail — передайте самі», «лист у черзі», «лист надіслано · коли», «не доставлено — передайте самі» або «передано вручну · хто · коли». У кожного власника — «Копіювати посилання» (готовий текст мовою власника: імʼя, місяць, сума, адреса, строк дії) і «Поділитися» на телефоні; передали самі — позначте «Передано вручну». Лист «звіт готовий» стає в чергу при видачі тим, у кого є e-mail, і йде, коли підключено пошту; через строк заперечень без відповіді — нагадування тим самим листом.
5. Прийняття. Якщо власник підтвердив звіт голосом чи на папері — «Вважати прийнятим»: записується, хто й коли натиснув. Мовчання не робить звіт прийнятим: після строку заперечень місяць можна закрити, а звіт лишається виданим.
6. Закрити місяць — кнопка доступна, коли мине строк заперечень і не буде відкритого спору; до того під нею написано, з якої дати можна. Звіти по своїх квартирах прийнято одразу. Місяць без власників теж закривається — «Закрити … без звітів»: наступний починається з його залишку.

Виданий звіт не змінюється. Якщо помітили помилку, поки жоден зовнішній власник не прийняв звіт, місяць можна розпечатати з обовʼязковою причиною: видані звіти стають недійсними, автор і причина записуються, а звіти формуються заново зі свіжим зрізом. Якщо хоч один власник уже прийняв — ні: текст назве, хто й коли, а виправлення піде коригуванням у наступному місяці.

Якщо в травні гостю повертають гроші за ніч березня, березневий звіт лишається, як був виданий, а в травневому зʼявляється рядок коригування з позначкою «за березень» — за умовами березня. Спірний рядок теж не виправляється: рішення на користь власника — новий рядок у поточному місяці.

Коригування Portier проводить сам. Усе, що прийшло у виданий місяць після зрізу, — сторно ночі, пізня послуга, комісія агенції після сторно, витрата, затверджена або скасована після видачі, — він помічає за журналом і перераховує квартиру за той місяць за його умовами й частками. Різниця лягає у відкритий звіт власника двома рядками — «Поправка за березень · дохід власника» і «Поправка за березень · винагорода»; затверджена витрата — своїм рядком «За березень · …», скасована — сторно її рядка. Перерахунок повторюється скільки завгодно й дає нуль, коли все вже проведено: одну поправку двічі не проведе. Ці рядки стоять у колонці «Залишок» з мікропідписом «за березень». Перед сторно ночі за виданий місяць панель сторно покаже суми поправки по складу й по власниках, а перенос дат попередить «Березень видано — зміна піде коригуванням у травень».

Якщо місяць розпечатали, а потім видали знову зі свіжим зрізом, попередні поправки за нього не дублюються: та сама різниця гасить їх зустрічними рядками. Виплати й гроші гостя на рахунок власника, проведені в анульований звіт, прогін ставить у звіт заново.

На телефоні місяць не закривають: екран чесно каже про це і дає «Копіювати адресу» та «Відкрити витрати». З телефона працюють витрата і затвердження одним рядком.

Картка звіту і посилання

Вкладка «Звіти за період» — звіти всіх власників за будь-який період: оберіть місяці «з … по …» або швидкий відрізок (місяць, 3, 6, 12 місяців). За один місяць — рядок на власника: стан, залишок на початок, до виплати, коли видано й до якої дати заперечення. За довший період у кожного власника — підсумок «N звітів · залишок на початок → рух → на кінець · виплачено» і звіти місяців під ним; унизу — «Разом за період» по зовнішніх власниках. Картка звіту:

• угорі — підсумок трьома числами: «Залишок за серпень → Рух за вересень → До виплати»;
• умови кожної квартири словами й частка власника, якщо квартира спільна;
• групи рядків — дохід, ПДВ, комісія, витрати, винагорода, доплата до гарантії — з тим, хто й коли провів, і рядки з датою, описом і сумою зі знаком; рядки лише для читання;
• праворуч — «Прийняття» («Вважати прийнятим», «Передано вручну»), «Документ» (відбиток, зріз, час видачі) і «Завантажити PDF» — той самий документ файлом А4: у колонтитулі кожної сторінки відбиток знімка (той, що в блоці «Документ»), зріз даних і час видачі; у чернетки кнопки нема — знімок фіксується при видачі. «Друк» — сторінкою браузера; на друку немає меню й кнопок.

Посилання для власника — він відкриває звіт без реєстрації й пароля, посилання веде лише на цей звіт і діє 90 днів від видачі; «Видати нове посилання» (документ і відбиток ті самі, стара адреса перестає працювати) і «Відкликати». Кожне відкриття, прийняття і спір записуються в журнал звернень (час, версія посилання, результат). Прийняття за посиланням — підтвердження власника, не підпис документа: юридичну силу визначає ваш договір з ним. Застаріле посилання покаже лише «Термін дії посилання вийшов. Попросіть управителя надіслати нове» — без сум.

Спір

Власник оспорює не весь звіт, а групу рядків — «01–30.09 · Дохід від проживання · +8 600,00» або окрему витрату — і пише, з чим не згоден. Звіт позначається «оспорено», а в «Сьогодні», в «Потребує рішення», зʼявляється рядок: «Оспорено · кв. 12 · прибирання 1 400,00 ₴ · Коваль І.» — один перехід веде в панель «Вирішити спір». Панель є і в картці звіту (блок «Спори»): цитата рядка з сумою, слова власника, два вибори — «Відхилити» з поясненням або «На користь власника» із сумою поправки (типово вся група, менше можна) і поясненням. Після рішення звіт повертається у «видано», а власник бачить відповідь під тим самим рядком за своїм посиланням.

Рішення на користь власника — одна поправка у поточному відкритому звіті з позначкою «за вересень»: типово на всю групу, суму можна зменшити. Відхилення — з поясненням, яке побачить власник. Сам оспорений звіт не змінюється ні на копійку. «Не згоден з винагородою в цілому» — це спір по рядку винагороди (при гарантії — і по рядку доплати до неї); панель каже це словами. Поки спір відкритий, місяць не закривається.

Виплати

Вкладка «Виплати» має три види. «За місяць» — рядок на кожного власника з виданим звітом: скільки до виплати, скільки виплачено, залишок, остання виплата і стан («Виплачено», «Надіслано» — чекає виписки, «Заплановано», «Оспорено» — виплата після рішення спору). Кнопка в рядку — за станом: «Виплатити», «Підтвердити», «Відкрити» або «Відкрити звіт». «Журнал» — усі виплати за період, новіші згори, з тим, хто й коли підтвердив. «Звірка» — на початок періоду, нараховано, виплачено, поправки, закриття, виплачено після зрізу і залишок зараз; залишок, старший за два місяці, підсвічується.

Виплата проходить три кроки: заплановано (сума, спосіб — переказ, на картку, готівка чи взаємозалік, плановий день) → надіслано → підтверджено за випискою (дата і номер платіжки; для готівки й взаємозаліку — документ: розписка чи акт). Борг зменшує лише підтверджена виплата, і підтверджує її людина — ім’я та час стоять у записі. Підтвердити можна й частину суми — решта лишиться в залишку; більше, ніж лишилося за звітом, — ні. Підтверджена після зрізу виплата лягає у звіт наступного місяця; виданий звіт пише: «виплата пройде у звіті за наступний місяць». Аванс без звіту — у звіт місяця, коли гроші пішли. Помилкову виплату скасовують з причиною: якщо її вже підтвердили, у відкритому звіті з’являється сторно-рядок, а сама виплата лишається в журналі як «Скасовано».

Якщо сальдо власника відʼємне (наприклад, капітальний ремонт дорожчий за виручку місяця), «до виплати» — 0,00 з підписом «сальдо −…»: виплату за таким звітом не заводять, борг гаситься виручкою наступних місяців.

Якщо гість платить на рахунок власника (рахунок з отримувачем «власник»), ці гроші стоять у звіті окремим рядком з мінусом — як виплата: власник їх уже отримав.

Сума виплати — повна; Portier не утримує з неї податків, і екран виплати постійно нагадує: «податки з виплати — поза Portier». Акт комісії агенції за місяць — у картці агенції, тим самим знімком з відбитком, що й звіт власника; місячний акт по відкритій книзі компанії — на книзі броні, «Акт за місяць».

Що бачить власник

Що зʼявиться пізніше

• Розрахунок місяця частинами, коли умови чи власники змінилися посеред місяця; до того — пункт готовності.
• Списання безнадійного боргу на власника за політикою несплати — разом із дією «Списати борг» у книзі: до того неоплачене лишається боргом гостя, а ризик — на управителі, як каже умова за замовчуванням.
• Часткове повернення з рахунку власника одним рядком не виражається: повне повернення знімає рядок «Гроші гостя на рахунок власника» сторно, часткове — поки поза звітом.
• Листи власнику — звіт готовий, нагадування через 7 днів, виплату надіслано — коли підключимо поштового провайдера; до того посилання передають «Копіювати посилання» і «Поділитися».
• Квартальний звіт — три місячні одним посиланням, якщо знадобиться після першого реального закриття.
• Утримання ПДФО й військового збору з виплати — після висновку бухгалтера; поки сума виплати повна.