Власники, умови й витрати

Якщо ви керуєте чужими квартирами, щомісяця треба відповісти власнику на одне питання: скільки він отримує і чому саме стільки. Portier рахує це за умовами, які ви задали, і показує розрахунок так, щоб власник міг повторити його у своїй таблиці й дійти до тієї самої копійки.

Розділ «Власники» — пʼять вкладок: «Угоди», «Витрати», «Звіти за період», «Виплати», «Закриття». Його бачать власник організації, адміністратор і бухгалтер; менеджер і персонал розділу не бачать, а за прямим посиланням отримають «Розділ недоступний ролі». Власників і умови змінюють власник організації та адміністратор; закривають місяць, видають звіти, вирішують спори й підтверджують виплати власник організації, адміністратор і бухгалтер. Записати витрату — з «Сьогодні», з броні чи з виїзду — може й менеджер.

Ця стаття — про власників, умови й витрати. Як закривати місяць, видавати звіти, вирішувати спори й записувати виплати — у статті «Закриття місяця, звіти й виплати»; як звіт читає сам власник — у статті «Звіт власника: як читати».

Власник — у квартири, а не в будинку

Власника вказують на кожну квартиру: квартири одного будинку часто належать різним людям. Якщо квартира належить кільком, у кожного своя частка; щодня частки дають рівно 100 %. Ділиться кожен рядок звіту квартири — виручка, витрати, винагорода — до копійки, і частка власника — сума його рядків. Тому сума частин завжди дорівнює підсумку квартири, навіть коли підсумок відʼємний.

Ваші власні квартири належать «Я сам»: умов управління й виплат у них немає, але звіт по них формується в тому самому реєстрі тією самою арифметикою — звіт по всьому портфелю сходиться з одного разу (див. «Закриття місяця, звіти й виплати»).

Змінити власників можна з дати — у картці квартири, «Змінити з дати…». До цього дня у звітах лишається те, що було: минуле не переписується. Можна й «з сьогодні» — наприклад, одразу після того, як додали квартиру: нова зміна з тієї самої дати замінює попередню. Якщо ж на пізнішу дату вже заплановано іншу зміну, Portier не затре її мовчки — спершу поправте ту, пізнішу. Дні місяця, який закривається або вже закритий, змінити не можна — ні власників, ні умови.

Умови управління

Умови задаються на квартиру й діють з дати — у вкладці обʼєкта «Власники й умови»: таблиця квартир «власник · умови · з дати», панель умов відкривається з рядка і з картки квартири. Чинні сьогодні умови всієї організації зібрано у вкладці «Угоди» розділу «Власники» — обʼєкт за обʼєктом: власники, умови словами, база відсотка, хто платить витрати, націнка й день виплати; рядок відкриває ту саму панель умов у вкладці обʼєкта. Ваші квартири без винагороди туди не потрапляють, а квартири без умов рахує рядок над таблицею: «У 2 квартир умов ще немає». Поки квартира без умов, у картці так і написано: «Умов з власником ще немає — звіт власнику порахувати нема з чого».

Умови складаються з частин, які можна поєднувати:

Мінімум обмежує відсоткову частину, а не підсумок. На умовах «20 %, не менше 3 000 ₴, плюс фіксовано 1 000 ₴» при виручці 10 000 ₴ винагорода — 3 000 + 1 000 = 4 000 ₴, а не 3 000 ₴. Інакше фіксована сума зникала б саме в ті місяці, коли виручка мала. Проговоріть це з власником, коли домовляєтеся: він рахуватиме так само.

Панель умов одразу показує приклад розрахунку на фактичній виручці квартири за минулий місяць — кожну цифру нижче ви побачите ще до збереження. Якщо закрити панель зі змінами, яких ще не збережено, — Esc, хрестиком чи «Скасувати», — Portier спитає: «Продовжити правку» чи «Закрити без збереження»; так само питає панель витрати. Позначка «Запамʼятати як замовчування організації» під час збереження записує обрані базу й правило послуг у «Налаштування → Організація», блок «Розрахунки з власниками»: далі нові умови починаються з них, але кожну можна змінити. Без замовчування форма питає все щоразу. Там само їх можна задати й без форми умов: база відсотка, виручка послуг (власнику, управителю або порівну — з часткою власника), визнання виручки — за датою проживання («за датою оплати» зʼявиться пізніше) — і строк заперечень по звіту: 7 днів, якщо не змінити, від 0 до 90.

Від чого рахується відсоток і що утримується з власника

Це дві різні речі, і в умовах вони задаються окремо.

Від чого рахується відсоток — блок «Від чого рахується відсоток», чотири варіанти з порахованими числами. Приклад: гості за місяць заплатили за квартиру 30 000,00 ₴, у ціні сидить ПДВ 20 % — 5 000,00 ₴, комісія Booking.com — 3 000,00 ₴, ваш відсоток — 20 %:

Що утримується з власника — блок «Що утримується з власника», два рядки з перемикачем «з власника / з управителя», типово обидва — «з власника»: *ПДВ і податки зверху* (їх віддає державі продавець — ваша організація) і *комісія каналу й агенції* (гроші, які до квартири не дійшли). «З управителя» означає, що ви покриваєте це зі своєї винагороди: «20 % від усього, комісію Booking беру на себе».

На базі «Мінус комісія та податки», коли обидва рядки — «з власника», власник отримує 30 000,00 − 5 000,00 − 3 000,00 − 4 400,00 = 17 600,00 ₴, ваша винагорода — 4 400,00 ₴. Якщо комісію ви берете на себе, власник отримує 30 000,00 − 5 000,00 − 4 400,00 = 20 600,00 ₴: винагорода та сама, але 3 000,00 ₴ комісії ви платите з неї. У звіті власника податки й комісія стоять окремими рядками з мінусом лише тоді, коли утримуються з нього; коли ви берете їх на себе, таких рядків немає.

Розрахунок завжди сходиться так:

нараховано гостями − утримані з власника податки − утримана з власника комісія − витрати власника + відшкодування власнику (якщо він сам оплатив вашу витрату) = до виплати власнику + ваша винагорода

Комісія агенції нараховується після виїзду однією сумою — у звіті вона розноситься по квартирах і місяцях проживання пропорційно нарахованому за ночі; комісія зі штрафу — до штрафу.

Що входить у «нараховано гостями»

Проживання за ночі місяця разом зі знижками, штрафи за скасування і частка власника в послугах — за правилом умов для кожного виду послуг: трансфер, сніданки, пізній виїзд можуть бути власника цілком, ділитися у частці або бути вашими цілком. Сніданок у тарифі — послуга свого виду, і коли він записаний «у ціні тарифу»: тоді проживання в книзі уже без його частки, і частка власника в сніданку рахується за правилом послуг, а не проживання.

Туристичний збір ніколи не доход: він лише проходить через вас до громади й у розрахунок не входить. Оплати, повернення, застави й списання боргу — теж не виручка: звіт показує, що нараховано за місяць, а не як рухалися гроші.

Хто несе ризик несплати

За замовчуванням ризик, що гість не заплатить, несете ви, а не власник — умови пишуть це словами. Можна перекласти його на власника: тоді борг гостя, списаний як безнадійний, стає рядком списання у поточному звіті власника, віднесений до квартир і місяців ночей; якщо той місяць уже закрито — з позначкою «за березень». *Разом із чергою «Виплати, коригування й звірка».*

Націнка на витрати

Якщо ви перевиставляєте витрати з націнкою, в умовах задається відсоток: він підставляє суму «утримується з власника» в кожній новій витраті. Суму можна поправити руками — «+100 ₴ за виїзд» теж працює. Детальніше — у розділі «Витрати».

Що належить місяцю

Виручка належить місяцю ночі, а не даті бронювання й не даті оплати: ніч з 31 березня на 1 квітня — виручка березня. Звіт показує, як працювала квартира, а не як швидко платили гості. Варіант «за датою оплати» у формі умов є, але поки недоступний — «зʼявиться пізніше»: правила, як віднести оплату до квартир і місяців, ще нема, і рахувати «якось» гірше, ніж відмовити.

Штраф за скасування — виручка місяця, коли бронювання скасували. Якщо скасовано кілька проживань однієї броні, штраф рахується на кожне проживання окремо — зі своєю сумою і своєю квартирою, а не однією сумою на останню. Якщо штраф пробачили, у звіті власника це довідковий рядок «пробачено» з причиною — поза підсумком: грошей не було, тож сума не змінюється, але власник бачить, від чого відмовилися.

Витрата належить місяцю, коли її понесли (дата у витраті), а не дню, коли її затвердили. Якщо умови змінилися посеред місяця, кожен відрізок рахується за своїми умовами; фіксована сума, мінімум і гарантія — пропорційно дням відрізка. Гарантія за неповний місяць дії умов — цілком або пропорційно дням, як позначено в умовах.

Витрати

Вкладка «Витрати» — усе, що ви витратили на квартири: прибирання, ремонт, комунальні, витратні матеріали. Власник організації, адміністратор і бухгалтер заводять витрату з «+ Створити» → «Витрата» або кнопкою «+ Витрата» на вкладці. Менеджер розділу «Власники» не бачить і записує витрату з броні — «+ Витрата» у блоці «Витрати після виїзду» (прибирання — з квартирою і датою) — або з «Сьогодні», у виїхавших; у «+ Створити» пункт «Витрата» в нього вимкнений із підказкою, звідки її записати. У витраті:

• стаття — із загального списку (прибирання, ремонт, комунальні тощо) або своя;
• хто несе — власник чи ви. Підставляється так: ви — якщо так каже стаття (наприклад, реклама) або умови квартири («Хто платить витрати: управитель»); власник — лише коли і стаття, і умови кажуть «власник». На самій витраті можна змінити;
• дві суми — собівартість і утримується з власника. Друга є лише у витрати власника, яку платили ви: її підставляє націнка з умов, типово суми рівні; в інших сполученнях — лише собівартість, а в таблиці стоїть «—». Власник бачить лише те, що з нього утримують; собівартість — ваша внутрішня цифра. У квартири кількох власників «Наслідок» одразу каже, скільки утримається з кожного за частками;
• постачальник, номер документа і чек — фото чи PDF чека додають у блоці «Документ»: перетягніть файл на поле «Чек» або натисніть «Додати файл»; на телефоні — «Сфотографувати чек» або «З галереї або файлів». Приймаємо JPEG, PNG, WebP і PDF до 10 МБ; HEIC (так зберігає фото iPhone) — ні: збережіть знімок як JPEG. Тип перевіряємо за вмістом файлу, а не за назвою. Фото повертаємо як слід і вирізаємо з нього геодані та інші метадані — координати квартири з телефона в чеку не лишаються. Чек на витрату один; кілька сторінок — одним PDF. «Відкрити» показує чек поверх панелі, «Завантажити» там же — оригінал без метаданих; «Замінити» й «Прибрати» — значками біля чека. Чек приватний: його бачать ті, хто бачить витрати, а власник — лише чеки витрат, утриманих із нього у його звіті. Прибраний чи замінений чек зникає з диска наступної ночі.

До звіту потрапляє лише затверджена витрата — по одній або списком: відмітьте чернетки, і смуга внизу таблиці покаже, скільки їх і на яку суму, та «Затвердити». Чернетка до звіту не потрапляє; у чернетки без постачальника, номера документа й чека екран каже про це словами: «Без чека й постачальника — до звіту не потрапила». Затвердити можна витрату з постачальником або з чеком — без жодного з них власник не побачить, кому й за що заплатили, і такий рядок оспорить першим: у таблиці її не відмітити, у панелі «Затвердити» відповість підказкою біля поля «Постачальник». Колонка «Чек» таблиці показує мініатюру з підписом «фото» чи «PDF», без чека — номер документа або «—»; під чернеткою без постачальника, але з чеком, — «можна затвердити». У затвердженої витрати без постачальника чек — єдине підтвердження: прибрати його можна, лише вказавши постачальника. З телефона затверджують у два кроки: рядок розкривається наслідком і кнопками «Назад · Затвердити»; якщо постачальника немає, а чек є, у розкритому рядку — мініатюра: торкніться, звірте суму з чеком на весь екран і затвердіть звідти ж. Затверджена після того, як місяць сформовано чи закрито, — піде коригуванням у поточний відкритий звіт з позначкою «за березень».

Помилкову витрату — і чернетку, і затверджену — скасовують у її панелі: «Скасувати витрату» з обовʼязковою причиною. Кілька чернеток — відмітьте їх і натисніть «Скасувати» на смузі внизу таблиці: причина одна на всі. Скасована лишається в списку з позначкою «Анульована» й причиною; якщо вона вже була у виданому звіті, коригування піде в поточний відкритий місяць.

Капітальну витрату (ремонт) звіт показує окремою групою й вираховує цілком — борг власника живе в залишку, див. нижче. Витрата, що потрапила у виданий звіт, не редагується: її скасовують і заводять нову.

Що зʼявиться пізніше

• Поділ спільної витрати будинку — наприклад, обслуговування підʼїзду — на квартири порівну або за площею, з переглядом перед записом, скільки дістанеться кожній. Поки таку витрату заводять окремо на кожну квартиру.
• Розрахунок «за датою оплати» — за першим договором із касовим обліком.