Гроші броні

У кожної підтвердженої броні є книга — вкладка «Фоліо» в картці броні. У ній записано, що гостю нараховано, що він сплатив і скільки винен. Рядки книги ніколи не редагуються і не видаляються: помилку виправляють зустрічним рядком. Так у звіті власника за минулий місяць не зникає жодна копійка, а в суперечці з гостем видно не лише суму, а й те, що в ній змінювалося, коли і хто це зробив.

Де дивитися

Відкрийте картку броні й перейдіть на вкладку «Фоліо». Під вкладками — полоса балансу: «Нараховано · Сплачено · Борг». Вона видна на всіх вкладках картки. У футері картки замість «Разом» стоїть «До сплати».

Книга зʼявляється з підтвердженням броні. У холду, опціону й чернетки книги немає — вони ще нічого не нараховують. У броні, внесеної до появи книги, рядки зʼявляться з першою грошовою дією: перенесенням дат, скасуванням або платежем.

Що в книзі

Кожна ніч проживання — окремий рядок: «Проживання · 5 жовтня 2026 р. · Стандарт», сума — ціна ночі, яку назвали гостю. Під рядком — хто провів, коли і в якому періоді. Перенесення дат, переселення в інший тип із перерахунком, скасування і ранній виїзд самі приводять книгу до нових ночей: зайва ніч отримує зустрічний рядок з причиною («перенесення дат», «скасування»), нова ніч — новий рядок.

Платежі й повернення — теж рядки книги, зі своїми записами (нижче). Послуги — окремими рядками (розділ «Послуги»); податки прийдуть пізніше.

Внести оплату

У картці броні натисніть «Внести оплату» (або клавішу p). Угорі — «До сплати»; сума вже підставлена, можна взяти «Увесь борг» або «Іншу суму». Далі — каса, куди прийшли гроші, спосіб (готівка, переказ, картка на терміналі), коли отримано і примітка. Блок «Після платежу» показує, що стане з боргом, ще до натискання «Прийняти».

Платіж — окремий запис із датою, автором і касою, а не позначка «оплачено». Тому часткові оплати, передоплата й доплата — це просто кілька платежів. Якщо звʼязок обірвався і ви натиснули «Прийняти» вдруге — другого платежу не буде: форма памʼятає свій ключ.

Сума більша за борг — припустима: книга покаже переплату, її повертають гостю. Валюта платежу дорівнює валюті книги; оплата в іншій валюті зʼявиться разом із курсами.

Повернути гостю

Переплата або скасування з неповернутими платежами — під книгою на вкладці «Фоліо» зʼявляється «Повернути гостю». Виберіть платіж, з якого повертаєте (повернути можна не більше, ніж із нього не повернуто), суму, касу, спосіб і причину. Повернення — окремий запис: гроші фізично йдуть кілька днів, і в книзі видно, що саме повернули.

Каси

«Налаштування → Організація → Каси»: куди приходять гроші — готівка, рахунок, термінал. Каса «Готівка» є з першого дня. Закрита каса у формах не пропонується, історія по ній лишається; знову відкрити не можна — заведіть нову. Правки кас записуються в журнал аудиту.

Виїзд із боргом

Якщо на виїзді гість винен, рівень «Виїзд» називає суму: «Борг … залишиться за гостем і потрапить у дебіторку», тут же — «Внести оплату». Кнопка стає «Оформити виїзд із боргом». Книга закривається виїздом, але борг можна погасити й після: платіж по закритій книзі приймається.

Скасування зі штрафом

Штраф за скасування проводиться в книгу рядком у день скасування — на номер, де жив гість. Ночі, які не відбулися, сторнуються. Якщо гість уже платив, книга покаже переплату — поверніть її «Повернути гостю» з причиною «Скасування». Прощений штраф у книгу не потрапляє: його з причиною видно у звіті власника.

Передоплата

Коли за умовами броні передоплата мала надійти до кінця безкоштовного скасування, а її немає, бронь зʼявляється на «Сьогодні» в черзі «Потребує рішення»: хто, де, дати, скільки й коли минув строк. Звідти — «Внести оплату» або «Скасувати» без штрафу.

Сторнувати рядок

Якщо рядок помилковий — наприклад, гість приїхав на день пізніше, а ніч уже нарахована, — натисніть «Сторнувати» біля рядка. Відкриється другий рівень: що сторнується, обовʼязкова причина і що станеться. Після «Сторнувати» початковий рядок залишиться в книзі з підписом «Сторновано…», під ним зʼявиться зворотний рядок, а борг зменшиться.

Часткового сторно немає: ніч сторнується цілком. Якщо ніч була, але сума інша — сторнуйте і нарахуйте знову з правильною ціною. Сторнувати вже сторнований рядок або сам зворотний рядок не можна.

Причину сторно побачить власник квартири у звіті за період.

Якщо ніч — у місяці, за який власникам уже видано звіти, панель сторно ще до натискання покаже окремий блок: «Вересень видано — сторно піде коригуванням у жовтень». Звіти за вересень не зміняться; Portier перерахує квартиру за вересень за умовами вересня і покаже різницю по складу — проживання, ПДВ, комісія агенції, винагорода — і по власниках: «Власникам кв. 12 · Коваль П. −450,00 · Коваль І. −450,00». Ці суми стануть рядками відкритого звіту з позначкою «за вересень». Повернення гостю — окремий платіж у книзі, блок говорить лише про наслідок для власників. Менеджер бачить назву місяця і загальну суму, без імен власників.

Послуги

Сніданок, трансфер, пізній виїзд, паркування — усе, що продається гостю за гроші окремо від проживання. Спершу заведіть послуги обʼєкта: картка обʼєкта → вкладка «Ціни» → блок «Послуги» → «Додати послугу». У послуги є назва, категорія, одиниця (за проживання, за ніч, за особу за ніч, за особу, за штуку) і ціна. Нульова ціна припустима — безкоштовна послуга теж замовлення. Послугу не видаляють, а закривають: вона лишається в старих замовленнях, у формах більше не пропонується. Правки каталогу записуються в журнал аудиту.

У картці броні натисніть «Нарахувати послугу» (або клавішу s) — на вкладці «Проживання» в блоці «Послуги» або на порожній вкладці «Фоліо». Виберіть послугу; кількість підставиться з одиниці (ночі, гості, одна штука), ціну — з каталогу, обидві можна змінити. У послуг «за ніч» задається період — у книзі зʼявиться рядок на кожну ніч; у решти — день послуги, один рядок. Підсумок видно до натискання. Ціна в замовленні — знімок: пізніша правка каталогу вже нараховане не змінює.

Скасувати послугу можна, поки її не надано: «Скасувати» у рядку замовлення, причина обовʼязкова. Рядки послуги в книзі отримають зустрічні, замовлення лишиться в списку сірим із причиною, у журналі броні — «Скасовано послугу». Штрафу за скасування послуги немає.

Ранній заїзд і пізній виїзд

Це послуги з годиною: у «Нарахувати послугу» для них зʼявляється поле «Година», дата підставляється сама — день заїзду чи день виїзду. Якщо того ж дня на тому ж номері інший гість виїжджає пізніше або заїжджає раніше, панель попередить: хто, код броні, його година. Нарахувати можна лише з прапорцем «Погоджено з обома гостями» — тоді запишеться, хто і коли погодив; це видно в картках обох броней (блок «Дати»), у блоці «Послуги» і на «Сьогодні» поруч із номером. Якщо години не перетинаються, попередження немає.

Рахунок

Рахунок на оплату виставляють із вкладки «Фоліо» — блок «Рахунки» під книгою, кнопка «Виставити рахунок» зʼявляється, коли в книзі є борг. Перед виставленням видно, як ляже документ: проживання одним рядком за період, послуги замовленнями, уже сплачене — окремим відʼємним рядком; «До сплати» дорівнює боргу книги на цю мить. Строк оплати підставляється (день заїзду, а в компанії з відстрочкою — день виставлення плюс днів відстрочки), його можна змінити. Номер присвоюється одразу, виду «2026/INV-000147»: номери йдуть підряд без пропусків, у кожному році з одиниці.

Документ відкривається сторінкою «Друк» — лист A4 із продавцем, платником, позиціями та реквізитами для переказу; друкується або зберігається у PDF засобами браузера. Реквізити продавця беруться з «Налаштування → Організація → Реквізити для документів» і потрапляють у документ знімком: пізніша правка реквізитів уже виставлені рахунки не змінює. Якщо реквізити порожні, форма попередить, але виставити рахунок дозволить.

Під час внесення оплати можна вказати, який рахунок вона закриває: щойно платежі за рахунком покриють його суму, рахунок стане «Сплачено». Помилковий рахунок скасовують із причиною — він лишається в списку, номер не повторюється, новий документ отримає наступний. Сплачений рахунок не скасовують.

Компанія платить

Коли за проживання платить фірма, а гість сам лише за послуги, на вкладці «Фоліо» натисніть «Компанія платить». Виберіть контрагента з довідника (назва або код) або заведіть нового двома полями — назва і ЄДРПОУ, решту реквізитів допишете в його картці. Перед підтвердженням видно, що переїде: проживання цілком, послуги лишаються гостю. Після цього в броні дві книги — вкладка стає «Фоліо · 2», книга вибирається кнопками під вкладками, полоса балансу показує вибрану, а «До сплати» у футері — борг обох. Оплата і нова послуга питають, у яку книгу.

Виїзд закриває лише книгу гостя: у компанії лишаються борг і документи. Після виїзду на книзі компанії зʼявляється «Акт наданих послуг» — документ на фактично надане, своєю серією «ACT».

Довге проживання за контрактом (страхова компанія, держустанова) закривають актами щомісяця: поки бронь триває, на книзі компанії є «Акт за місяць». Виберіть місяць — акт назве рядки книги до кінця місяця, які ще не потрапили в інший акт; сторно рядка з минулого акта стане позицією «Сторно · …» наступного. Після виїзду «Акт наданих послуг» візьме решту — уже актовані рядки він не повторить.

Перенести рядки до іншої книги

Коли в броні дві книги — гостя і компанії, — на вкладці «Фоліо» біля нарахувань зʼявляються позначки. Відмітьте рядки, що має оплатити інша сторона (наприклад, сніданки, які бере на себе компанія), і натисніть «Перенести до «Компанія»» у смузі над підписом книги. Другий рівень покаже, що станеться: у поточній книзі зʼявляться зустрічні рядки з причиною, у цільовій — ті самі рядки тими ж датами, борги обох книг зміняться на одну суму. Причину можна дописати свою. Платежі й повернення позначок не мають: гроші прийшли на конкретну книгу, їх виправляють поверненням. Позначки є лише з компʼютера.

Контрагенти

Довідник компаній і агентів живе за дверима «Ще → Контрагенти»: назва, повна назва, ЄДРПОУ чи РНОКПП (для України — 8 або 10 цифр, один код — один контрагент), адреса, контакти, пошта для рахунків, умови оплати — передоплата або відстрочка з днями. У картці видно історію: книги броней, документи, борг. Контрагента не видаляють — закривають: закритий не пропонується у формах, його книги і рахунки відкриваються. Ведуть довідник власник, адміністратор і бухгалтер; менеджер бачить і вибирає в броні; правки записуються в журнал аудиту.

Хто що бачить

Період проводки

Кожен рядок проводиться в найближчий відкритий місяць. Коли місяць закрито для розрахунків із власниками, нові рядки — у тому числі сторно старих — лягають у наступний місяць, а закритий звіт не переписується. Дата ночі при цьому не змінюється: сторно березневої ночі, зроблене у квітні, залишається про березень.